Płatność czeka na zdjęcie

Ciężarówka dojechała we wtorek. Towar odebrano i podpisano. Klient jest zadowolony i w pełni zamierza zapłacić. A faktura nie wyszła, bo podpisany dokument dostawy leży w segregatorze w kabinie, która jest właśnie gdzieś pod Rotterdamem.

Każdy przewoźnik i spedytor zna ten schemat. To nie jest niczyja wina w szczególności i jest to jeden z największych pojedynczych upływów gotówki w tej branży.

Łańcuch od dostawy do pieniędzy

Dokument powstaje. Podpisany w punkcie dostawy, często na papierze, czasem w systemie klienta, do którego kierowca nie ma dostępu.

Dokument podróżuje. W kabinie, w torbie, aż ktoś go przekaże — co dzieje się wtedy, gdy pojazd następnym razem wróci do bazy, a nie wtedy, gdy biuro go potrzebuje.

Dokument zostaje dopasowany. Ktoś ustala, do którego zlecenia należy ta kartka, na podstawie referencji, która czasem na niej jest, a czasem nie.

Faktura zostaje wystawiona. Dopiero teraz możliwa, dni albo tygodnie po zakończeniu pracy.

Faktura zostaje ponaglona. Często nie, bo to przypomina naciskanie na klienta, który daje regularne zlecenia.

Pięć kroków, z których każdy może stanąć, między wykonaniem pracy a zapłatą za nią. W biznesie o cienkich marżach i drogim paliwie tę lukę ktoś finansuje — i jest to przewoźnik.

Dwie porażki, które kosztują najwięcej

Zdjęcie, którego nikt nie przypiął. Kierowcy fotografują dokumenty. Wysyłają je spedytorowi komunikatorem, gdzie leżą w wątku z czterdziestoma innymi zdjęciami i bez numeru referencyjnego. Dokument istnieje i nadal jest funkcjonalnie zgubiony.

Odrzucona faktura. Faktura z błędną referencją, brakującym dokumentem albo szczegółem niezgadzającym się ze zleceniem klienta nie zostaje zakwestionowana od razu. Zostaje odrzucona tygodnie później, przy przelewach klienta, a zegar rusza od nowa.

Ta druga jest gorsza i mniej widoczna, bo opóźnienie nie wygląda jak opóźnienie, dopóki już się nie wydarzy.

Co oprogramowanie powinno naprawdę robić

Przyjmować zdjęcie jako pełnoprawny dokument. Zrobione w złym świetle na rampie, lekko krzywo, dowolnym telefonem, bez aplikacji, którą trzeba zainstalować i opanować.

Przypinać je automatycznie do właściwego ładunku. Na podstawie referencji z dokumentu, kierowcy, który go wysłał, godziny i lokalizacji. Trafianie przez większość czasu i pytanie o resztę jest warte nieporównanie więcej niż trafianie zawsze pod warunkiem wypełnienia formularza.

Sprawdzać komplet przed fakturą, a nie po. Czy dokumenty, których wymaga ten klient, naprawdę są i w formie, jakiej wymaga. To najbardziej wartościowa kontrola w całym łańcuchu, bo zapobiega odrzuceniu kosztującemu miesiąc.

Zaczynać fakturę przy potwierdzeniu, a nie na koniec miesiąca. Dostawa potwierdzona, faktura przygotowana, człowiek na nią patrzy i wysyła. Tego samego dnia, a nie w tym samym okresie.

Ponaglać według harmonogramu, neutralnym tonem. Nie dlatego, że klienci są nieuczciwi, tylko dlatego, że faktury naprawdę się gubią, a pierwsze przypomnienie zwykle wystarcza.

Arytmetyka

Firma fakturująca dwieście tysięcy miesięcznie ze średnim opóźnieniem trzech tygodni między dostawą a fakturą niesie około stu pięćdziesięciu tysięcy w pracy już wykonanej i jeszcze niezafakturowanej — zanim w ogóle ruszy termin płatności.

Skrócenie tego opóźnienia z trzech tygodni do trzech dni nie wymaga nowych klientów ani wyższych stawek. Wymaga, żeby krok, który i tak miał nastąpić, nastąpił wcześniej — a to najmniej efektowna i najbardziej wartościowa rzecz, jaką oprogramowanie może zrobić dla firmy transportowej.